GENEL SEKRETER GÖREV TANIMI

• Genel sekreter, oda ve borsa personelinin disiplin ve sicil amiridir. Genel sekreter, meclis ile yönetim kurulu toplantılarına ait tutanakları düzenler, odanın veya borsanın iç çalışmalarıyla yazı işlerini düzenler ve yönetir, oda veya borsa personeline gerekli emir ve talimatları verir ve çalışmalarını denetler, yönetim kurulu veya başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir.
• Personeline gerekli emir ve talimatları vererek çalışmalarını denetlemek.
• Personelinin sicil ve özlük dosyalarını tanzim ve muhafaza etmek.
• Meslek Komiteleri, Yönetim Kurulu ve Meclis toplantılarına katılmak, alınan kararların uygulanmasını takip etmek.
• Meslek Komitesi, Yönetim Kurulu ve Meclisin toplantı tutanaklarını, karar defterlerini ve hazirun cetvellerini düzenlemek.
• Bütçe ve kesin hesabın hazırlanması çalışmalarında Yönetim Kurulu Başkanı ile birlikte yer almak.
• Oda birimlerince gerçekleştirilen iç çalışmalar ile yazışmaları düzenlemek.
• Odanın hizmet güvenliğini sağlayıcı çalışmaları yönetmek ve denetlemek.
• Personelin arasındaki işbirliği, dayanışma ve yardımlaşmayı artırıcı tedbirleri almak.
• Personelin yasal izinlerini ve mazeret sebebiyle talep ettikleri izinleri incelemek ve karara bağlamak.
• Yönetim Kurulu Kararı ile alınan Satın alma faaliyetlerini yönetmek.
• Temsil ve Lobicilik faaliyetlerini koordine etmek.
• Özel İhtisas Komisyonlarının Sekreteryalığını yapmak.
• Personele verilecek eğitimleri koordine ederek değişen mevzuat hakkında personeli bilgilendirmek.
• Tüketici Hakem Heyetinde Odanın temsilcisi olarak görev yapmak.
• Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak.
• Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak.
• Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak.
• Akreditasyon İzleme Komitesinde görevli olmak.
• Dış paydaşlar ve diğer kurumlar ile yapılacak toplantı ve programlarda Yönetim Kurulu Başkanı tarafından görevlendirilmesi durumunda Odanın temsilcisi olarak katılmak.
• Akreditasyon çalışmalarını yönetmek.
• Kapasite raporu işlemlerini sonlandırarak onaylamak.
• İş makinası belgesi işlemlerini onaylamak.

• Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek.

• Kalite Sisteminin Oda bünyesinde kurulması ve devamlılığını sağlamak.
• Kalite Belgelerinin şekil ve değişikliklerini takip ederek güncelliğini sağlamak ve belgeleri onaylayan olarak imzalamak.
• Fuarlar ve tanıtımların duyurulmasını sağlayarak organizasyonunu yapmak.
• Yurtdışı Fuar ve İş gezilerini organize etmek.
• Oda tarafından yapılacak protokollerin takibini yaparak sürekliliğini sağlamak. Herhangi bir aksaklık olması durumunda Yönetim Kurulunu bilgilendirmek.
• Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

 DIŞ TİCARET İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Üyelerin ithalat ve ihracatla ilgili müracaat ve taleplerini kanun ve mevzuat çerçevesinde sonuçlandırmak, Dış Ticaret ile ilgili her türlü kanun, kararname yönetmelik ve sirküleri takip etmek ve gerektiğinde ilgililere duyurulmasını sağlamak,
• İhracat ile ilgili belge işlemlerini, dolaşım belgeleri işlemleri talimatına uygun olarak gerçekleştirmek.
• Üyelerin talepleri doğrultusunda, dış ticaret bilincinin geliştirilmesi için istenen konulardan seminer eğitim programı, konferans vb. organizasyonlar düzenlemesini önermek.
• Dış Ticaret ile ilgili yazışmaları yapmak.
• İhracatla ilgili bütün evrakları tasdik işlemleri ve ihracatın iptaline ilişkin yazıların yazılması, ihracatla ilgili istatistiki bilgilerin düzenlenmesi konusunda çalışmalar yapmak.
• Üniversiteler ve kamu kurumları ile yapılan protokollerin işlerliğini sağlamak ve oluşacak aksaklıklara tedbir almak.

TİCARET SİCİL MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI

• 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Ticaret Sicili Yönetmeliği diğer tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde,  gerçek ve tüzel kişilerin tescil ve ilanını yapmak.
• Firmaların sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak.
• Türk Ticaret Kanunu ve Ticaret Sicili Yönetmeliği mevzuatı uyarınca istenen belge ve bilgileri sicil kayıtlarına göre vermek, istihbarat yapmak.
• Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin durumlarında meydana gelen değişikliklerin tescilini yapmak.
• Ticari İşletme Rehini ile ilgili işlemleri yapmak.
• Çeşitli Kamu Kurum ve Kuruluşlarının tacirler hakkında yazılı olarak talep ettikleri sicil kayıtları ile ilgili bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek.
• Tacir niteliğinde bulunduğu saptanan firmalara ticaret siciline tescil ve Oda’ya kayıt için gerekli olan yasal işlemlerle ilgili hatırlatmayı yapmak, yükümlerini yerine getirmeyenleri resen kayıt etmek.
• Firma kuruluş ve tescillerinden sonra ilgili kurumlara gerekli bildirimleri yapmak.
• Ticaret Sicil gazetelerinin suretini vermek.
• Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde talep edilen bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek.
• İlgili makam tarafından iflas ettiği veya konkordato talebinde bulunduğu bildirilen firmaların bu durumlarını kayıtlara geçirmek.
• Sicil kayıtlarına dayanarak kefalet tasdiki yapmak.
• Merkezi Sicil Sistemi (Mersis) programını kullanmak, Üyelere kullanımının tanıtımını yapmak.
• Ticaret Sicili Personeline mevzuat hakkında gerekli bilgilendirmeleri yapmak.
• Mühür Kullanma Talimatına göre Odanın mührünü kullanmak ve muhafaza etmek.
• Genel Sekreterlikçe verilen benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.

 MUHASEBE İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Yıllık gelir ve gider bütçe tahminini Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde düzenleyip Genel Sekreterin görüşüne sunmak.
• Bütçe tahmini ve gerçekleşmeleri arasında aylık olarak performans değerlendirmeleri yapmak.
• Aylık gelir-gider ve mizan cetvellerini hazırlayarak Genel Sekretere sunmak.
• Yıl sonu hesap kapama işlemlerini yürütmek.
• Yasal olarak zorunlu olan mali bildirim ve beyannamelerin, Vergi Dairesi, SGK ve Emekli Sandığı işlemlerinin düzenlenmesi ve ödenmesi işlemlerini yaparak kayıtlarını muhafaza etmek.
• Odada verilen hizmet ve belgeler ile yapılan giderlere ilişkin günlük tahsil ve tediye işlemlerini, banka hareketlerini vb. muhasebe işlemlerini gerçekleştirmek.
• Aidatlar ile ilgili tahakkuk ve matrahları alarak tüm üyelerin aidat tahakkuk işlemlerini yapmak.
• Mühür Kullanma Talimatına göre Odanın mührünü kullanmak ve muhafaza etmek.
• Odanın Muhasebe ile ilgili diğer tüm kurumlara yapılacak bildirimlerini yapmak.
• Oda Personelinin Emekli Sandığı işlemlerini yönetmek.
• Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek.
• Zamanında ödenmeyen üye aidatlarının üyelere bildirerek tahsil edilmesini sağlamak.
• Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

BİLGİ İŞLEM İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Donanım ve yazılım satın alımlarında gerekli araştırmayı ve yazışmaları yapmak.
• Oda içinde çözülebilecek yazılım ve donanım aksaklıklarını gidermek, gerekiyorsa servisten hizmet talep etmek.
• Odanın Donanım ve Yazılım sistemlerinin kurulmasından sorumlu olmak.
• Donanım ve Yazılım sistemlerinin işleyişini takip etmek.

ORGANİZASYON İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Odanın faaliyetlerini gerçekleştirmek için yapılan tüm organizasyonlarda verilen görevleri yerine getirmek.
• Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

TİCARET SİCİL PERSONELİ GÖREV TANIMI

• 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, Ticaret Sicili Yönetmeliği diğer tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde,  gerçek ve tüzel kişilerin tescil ve ilanını yapmak.
• Firmaların sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak.
• Türk Ticaret Kanunu ve Ticaret Sicili Yönetmeliği mevzuatı uyarınca istenen belge ve bilgileri sicil kayıtlarına göre vermek, istihbarat yapmak.
• Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin durumlarında meydana gelen değişikliklerin tescilini yapmak.
• Ticari İşletme Rehini ile ilgili işlemleri yapmak.
• Çeşitli Kamu Kurum ve Kuruluşlarının tacirler hakkında yazılı olarak talep ettikleri sicil kayıtları ile ilgili bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek.
• Tacir niteliğinde bulunduğu saptanan firmalara ticaret siciline tescil ve Oda’ya kayıt için gerekli olan yasal işlemlerle ilgili hatırlatmayı yapmak, yükümlerini yerine getirmeyenleri resen kayıt etmek.
• Firma kuruluş ve tescillerinden sonra ilgili kurumlara gerekli bildirimleri yapmak.
• Ticaret Sicil gazetelerinin suretini vermek.
• Üçüncü kişilerin müseccel tacirler hakkında yazılı olarak istedikleri sicil kayıtları ile ilgili bilgileri vermek ve belgeleri düzenlemek.
• İlgili makam tarafından iflas ettiği veya konkordato talebinde bulunduğu bildirilen firmaların bu durumlarını kayıtlara geçirmek.
• Sicil kayıtlarına dayanarak kefalet tasdiki yapmak.
• Merkezi Sicil Sistemi (Mersis) programını kullanmak, Üyelere kullanımının tanıtımını yapmak.
• Mühür Kullanma Talimatına göre Odanın mührünü kullanmak ve muhafaza etmek.
• Genel Sekreterlikçe verilen benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.

ODA SİCİLİ İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Oda sicili ile ilgili defter, dosya ve evrakları hazırlamak, işlemek ve muhafazasını sağlamak.
• Üye dosyalarında bulunan belgelerin noter tasdiki gerektirmeyen bilgilerin suretlerini çıkarmak ve onaylanmak üzere Genel Sekreterliğe sunmak.
• Üyelerinin talebi üzerine oda sicili ile ilgili belgeleri hazırlayıp onay için genel sekreterliğe sunmak.
• Verilen belge ve hizmetlerin tahakkukunu yaparak Muhasebe birimine ödemeyi göndermek.
• Tahsil, Tediye ve Mahsup fişlerinin dosyalaması ve muhafazasını yapmak.
• Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde Oda Üyelerinin işlemlerini yürütmek.
• Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalışmasını yapmak.
• Aylık fiyat tahmin ve tespitlerine ilişkin muamelelerle ilgili piyasa derlemesi yapmak, istatistik ve fiyat endeksleri tutmak, Yönetim Kurulu ve gerekli kuruluşlara sunmak.
• Meslek komitelerinin seçilmesi döneminde seçim işlerinin aksamadan yürümesi için gerekli hizmeti vermek.
• Genel Sekreter tarafından Oda Sicil Servisine havale edilen yazılara cevap vermek.
• Oda Sicil Servisini diğer birimler arasında koordinasyonun sağlamak ve bu servisin genel işleyişini sağlamak.
• Üye bilgilerinin güncel tutulması için gerekli çalışmaları yapmak.
• Yerli Malı belgesi işlemlerini yürütmek.
• Oda üyelerine Kimlik Kartı Düzenleme Talimatına uygun olarak kimlik kartı hazırlamak ve ilgilisine teslim etmek.
• Mesleki ve denklik belgelerinin doldurulması hizmetleri vermek.
• Üyelerinin grup, adres, unvan, sermaye, iş konusu gibi sicillerinde vuku bulacak her türlü tadil değişikliklerini kontrol etmek, Ticaret Sicil Servisinden gelen belgeleri üye dosyasında muhafaza etmek.
• Piyasa Rayiç bedel işlemlerini sürdürmek.
• İstatistik hizmeti vermek.
• Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek, önleyici faaliyetleri önermek, Bunları DÖF formuna kayıt ederek Kalite Yönetim Temsilcisine bildirmek.
• Oda sicili işlemlerini yürütmek.
• Kapasite Raporu başvurularını alarak gerekli kontrolleri yaparak Genel Sekretere yönlendirmek.
• İş makinesi belgesi işlemlerini yürütmek.
• Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek.
• 5174 Sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak.
• Yönetmelikler ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.

ORGANİZASYON İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Odanın faaliyetlerini gerçekleştirmek için yapılan tüm organizasyonlarda verilen görevleri yerine getirmek.
• Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

AKREDİTASYON VE KALİTE MEMURU  (KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ) GÖREV TANIMI

• Kalite Yönetim Temsilcisi, Odanın kalite problemlerinin çözümü ve kalite ile ilgili her türlü bildirimin yapılması için ilk mercidir. Kalite biriminin sorumlusudur.
• Kalite Yönetim Sisteminin uluslararası kalite standardına uygun olarak etkin bir şekilde kurulması, yürütülmesi, dokümanların hazırlanması, sisteme uygunluk açısından gözden geçirilmesi, dağıtılmasını takip ve kontrol etmek.
• Kalite Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlara karşı odayı temsil etmek.
• Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarını organize etmek, Toplantı tutanaklarının tutulması ve katılımcılara dağıtılmasını sağlayarak, kalite sisteminin performansı konusunda yönetime rapor vermek.
• Genel Sekreter tarafından onaylanarak yürürlüğe giren Kalite El Kitabını ve tüm sistem dokümanlarının kontrolünü yapmak.
• İç denetimleri ve tetkikleri organize etmek, gerçekleştirilmesini sağlamak ve gelen sonuçlara göre tedbirleri almak.
• Üye şikayetlerini almak, takip etmek, gerekiyorsa kurum içine duyurmak, kayıt altına almak ve kalite sistemini ilgilendiren her türlü anket çalışmasını yapmak ve değerlendirmek.
• Düzeltici Önleyici Faaliyetlerin koordinasyonunu ve sonuçlandırılmasını takip etmek.
• Kalite biriminin çalışmalarını koordine etmek.
• Genel Sekreter’e Kalite Sisteminin işleyişi, etkinliği ve problemleri hakkında rapor vermek.
• Stratejik Planın hazırlanması ve uygulanmasını sağlamak ve takip etmek.
• Kuruluşta planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bunlarla ilgili sürekli iyileştirme için gerekli faaliyetlerin uygulanmasını sağlamak.
• Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürekliliğini sağlamak.
• Kalite Yönetim Sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç olduğunda üst yönetime bilgi vermek.
• Genel Sekreter tarafından verilecek diğer işleri yapmak.

AKREDİTASYON SORUMLUSU OLARAK GÖREVLERİ

• TOBB Akreditasyon sürecinin takibinin yapılması, gerekli form, politika, tanımlar ve dokümantasyonların hazırlanmasını sağlamak.
• TOBB tarafından akredite oda belgesinin alınması, yönetilmesi işlerini takip etmek.
• Stratejik Planın hazırlanması ve uygulanmasını sağlamak ve takip etmek.
• Akreditasyon izleme komitesi toplantılarına gündem hazırlamak, geçmiş toplantıların sonuçlarını incelemek.
• Akreditasyon şartlarının birimler tarafından uygulanmasını takip etmek.
• Kuruluşta planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bunlarla ilgili sürekli iyileştirme için gerekli faaliyetlerin uygulanmasını sağlamak.
• Kuruluşun, kalite el kitabı ile standardın istediği prosedürleri hazırlamak.
• Kuruluşta görev tanımlarının, yetki ve sorumlulukların açıklanarak dökümante edilmesini sağlamak.
• Akreditasyon Kurulu Kararlarını kontrol ve takip etmek.

BİLGİ İŞLEM İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Donanım ve yazılım satın alımlarında gerekli araştırmayı ve yazışmaları yapmak.
• Odanın İnternet hizmetlerinin güncelliğini sağlamak,
• Oda içinde çözülebilecek yazılım ve donanım aksaklıklarını gidermek, gerekiyorsa servisten hizmet talep etmek.
• Üyelerin iletişim bilgilerinin güncelliğini sağlamak.
• Üyelerin sms, e-posta ve sosyal medya yöntemleri ile bilgilendirilmesini sağlamak.
• Biriminin işleyişi sırasındaki ürün ve hizmet aşamasındaki uygunsuzlukları tespit etmek
• Odanın genel çalışma talimatına uygun hareket etmek.

 BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Safranbolu Ticaret ve Sanayi Odası tarafından tacirlere, işadamlarına, sanayicilere yönelik olan, organize edilen toplantı, eğitim, seminer, konferans programlarını duyurmak.
• Safranbolu Ticaret ve Sanayi Odası Yayınlarını hazırlamak, Genel Sekretere ve Yayın Kuruluna onaylatmak ve üyelere dağıtımını yaptırmak.
• Basında yer alan Oda ile ilgili haber ve dökümanların derlenerek arşivinin tutulması ve yerel gazetelerin arşivlenmesini yapmak.
• Oda çalışmalarının yerel ve ulusal basın aracılığı ile duyurulması ve bu konudaki bültenlerin hazırlanmasını sağlamak.
• Basın toplantılarını ve Basın bildirilerini gerekli basın ve medya kuruluşlarının yetkililerine ulaştırmak.
• Yurt içi ve Yurt dışı fuarlar için talep geldiğinde davetiye temin etmek.
• Yönetim Kurulu Başkanı, Meclis Başkanı ve üyeleri adına Safranbolu Ticaret ve Sanayi Odasına gelen tüm yazıların ve davetiyelerin takibini ve tanzimini yapmak.
• Protokol ile irtibata geçerek Başkanlık ve Genel Sekreterliğin talimatları doğrultusunda iştirak edilecek tören, etkinlik ve diğer faaliyetler hakkında gerekli çalışmalar yapmak.
• Üyeler, medya kuruluşları temsilcileri ve halkla diyalog halinde olarak Oda faaliyetleri hakkında günün koşullarına göre bilgi sunmak.
• Oda tarafından kurumlara yapılan ziyaretlere iştirak etmek.
• Odayı ilgilendiren konularda fotoğraf çekimleri gerçekleştirerek veya temin ederek arşivlenmesini sağlamak.
• Yerel – Genel ekonomik ve sosyal gelişmeler yönünde haber bülteni hazırlamak.
• Yerel – Genel ekonomik ve sosyal gelişmeler ile ilgili olarak konuşma metinleri hazırlamak.
• Odaya gelen İngilizce ve Rusça evrak ve dökümanların tercümesini yapmak.
• Genel Sekreterlikçe verilen diğer işleri yapmak.

ÖZEL KALEM İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Yönetim Kurulu Başkanı ve Meclis Başkanının her türlü ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama, bayramlarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek, diğer kuruluşlar ve birimleri koordine etmek.
• Başkanlık makamı ile diğer birimler arasında iş ve bilgi akışını ve koordinasyonunu sağlamak.
• Başkanın görüşmelerini sağlamak, randevu ve toplantıları düzenlemek.
• Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu üyelerinin ismine gelen davetiye, yazı vb. dokümanları kabul ederek bunlarla ilgili işlemleri yürütmek.
• Odanın halkla ilişkiler uygulamalarını yürütmek; paydaş ve üçüncü kişilerden Yönetim Kurulu Başkanı’na gelen talepleri Yönetim Kurulu Başkanı’nın talimatları çerçevesinde cevaplamak.
• Başkanlık makamlarının özel yazışmalarını takip etmek.
• Yurtiçi ve Yurtdışında görüşülecek yabancı temsilciler ile görüşmeleri yönetmek.
• Başkanlık ve Genel sekreterlik makamınca verilen benzer nitelikli diğer görevleri yapmak.

ŞOFÖRLÜK İLE İLGİLİ GÖREVLERİ

• Yönetim Kurulu Başkanı veya Genel Sekreterin talimatıyla Kuruluşun otosunu kullanmak, bakımını yapmak.
• Kuruluşta gerçekleştirilen toplantılarda, dışarıdan hizmet alınmadığı takdirde servis hizmetlerini yerine getirmek.
• Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

İÇ HİZMET SORUMLUSUGÖREV TANIMI

• Kuruluşumuzun fiziki mekanında günlük olarak kullanılan alanların temizlik ve bakımını yapmak.
• Kuruluşumuzun mali kuruluşlarda ve diğer kurumlar nezdinde, hizmet gereği yapılması veya takip edilmesi gereken mali ve idari işlemler ile evrak teslimatı vb. işleri sorumlusu kanalıyla ve Genel Sekreterin talimatıyla yerine getirmek.
• Kuruluşun her türlü yiyecek ve içecek ikramlarını hazırlamak, dağıtmak, kontrol etmek ve takip etmek.
• Gelen Giden Evrak kayıtlarını tutmak.
• Üye sicil defterlerini güncel olarak tutmak.
• Santral telefona bakarak müşteriyi ilgili birimlere aktarmak.
• Kuruluşumuzda hizmet birimleri tarafından hazırlanan postaların ve kargoların günlük teslimatını yapmak.
• Kuruluşumuzda gerçekleştirilen toplantılarda, dışarıdan hizmet alınmadığı takdirde servis hizmetlerini yerine getirmek.
• Yönetim Kurulu ve Meclis toplantılarına ilişkin hazırlanan davet yazılarını Genel Sekreterin bilgisi ve gözetimi dahilinde ilgili üyelere imza karşılığı teslim etmek.
• Arşiv Talimatı gereğince, Kuruluşumuzun arşivini kullanmak, kendisine teslim edilen dosya ve dokümanları arşive kaldırmak, gerekli kayıtları işlemek, talep edildiğinde arşivden dosya ve doküman çıkarmak, arşivin bakımını yapmak,
• Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter tarafından ilgili mevzuat çerçevesinde verilecek diğer görevleri yerine getirmek.